Reglur stjórnar dómstólasýslunnar um meðferð mála og verkaskiptingu milli stjórnar og framkvæmdastjóra og hvaða stjórnsýsluverkefni heyra undir dómstólasýsluna og hver undir forstöðumenn dómstóla.
Reglur dómstólasýslunnar nr. 1/2019
l . gr.
Tilgangur.
1.1. Markmið reglnanna er að útfæra nánar hlutverk og verkefni stjórnar dómstólasýslunnar og skýra frekar verkaskiptingu milli stjórnar og framkvæmdastjóra ásamt því að greina hvaða stjórnsýsluverkefni heyra undir dómstólasýsluna og hver undir forstöðumenn dómstóla. Þá er tilgangur reglnanna að tryggja skilvirka, vandaða og sjálfstæða meðhöndlun mála.
2. gr.
Verkefni stjórnar.
2.1. Hlutverk stjórnar dómstólasýslunnar samkvæmt 7. gr. laga um dómstóla nr. 50/2016 er að leggja mat á og gera tillögu til ráðherra um nauðsynlegar fjárveitingar til dómstólasýslunnar, Hæstaréttar og Landsréttar og sameiginlega fjárveitingu til héraðsdómstólanna. Stjórn dómstólasýslunnar skiptir á milli héraðsdómstólanna fé sem skal veitt þeim í einu lagi með fjárlögum. Stjórn dómstólasýslunnar ákveður fjölda héraðsdómara og annarra starfsmanna við hvern héraðsdómstól. Stjórn dómstólasýslunnar veitir dómurum leyfi frá störfum. Stjórnin setur stofnuninni stefnu og markmið ásamt því að semja aðgerðaráætlun sem byggir á hlutverki hennar og dómstólasýslunnar með hliðsjón af meginhlutverki dómstólanna. Jafnframt setur stjórn starfsreglur um samræmda framkvæmd innan héraðsdómstólanna og aðrar reglur lögum samkvæmt.
2.2. Á hverju ári skulu eftirfarandi mál lögð fram á fundi stjórnar:
a. Yfirlit yfir fjölda mála liðins árs og afgreiðslu þeirra á hverju dómstigi um sig skulu lögð fram á fundi í janúar.
b. Drög að fjármálaáætlun skulu lögð fram í febrúar.
c. Endanleg fjármálaáætlun skal lögð fram og afgreidd í mars.
d. Umsóknir um námsleyfi dómara skulu lagðar fram og afgreiddar í maí.
e. Yfirlit yfir fjölda mála og afgreiðslu þeirra fyrstu sex mánuði ársins skulu lagðar fram í september.
f. Starfs- og rekstraráætlun dómstólanna og dómstólasýslunnar skal lögð fram og afgreidd eigi síðar en í byrjun október.
2.3. Önnur mál skulu tekin til umfjöllunar eða meðferðar á stjórnarfundum eftir því sem ástæða þykir til eða að ósk stjórnarmanns eða framkvæmdastjóra.
2.4. Fastir fundir stjórnar og dómstjóra héraðsdómstólanna verða að jafnaði haldnir í janúar, maí og september ár hvert til þess að ræða m.a. fjármálaáætlun, málafjölda og starfs- og rekstraráætlanir. Fundir með öðrum forstöðumönnum dómstóla eru haldnir eftir þörfum.
3. gr.
Skipting starfa innan stjórnar.
3.1. Ráðherra skipar fimm manna stjórn og jafnmarga varamenn til fimm ára í senn. Formaður stjórnar er sá sem kjörinn er af hæstaréttardómurum samkvæmt 1. mgr. 6. gr. laga um dómstóla. Stjórn kýs sér ritara eða felur einhverjum úr hópi starfsmanna að rita fundargerðir stjórnar.
4. gr.
Hlutverk og verkefni stjórnarformanns.
4.1. Formaður stjórnar hefur forgöngu um að stjórn gegni hlutverki sínu með skilvirkum og skipulögðum hætti.
4.2 Helstu hlutverk stjórnarformanns eru að:
a. Hafa forgöngu um gerð starfsáætlunar stjórnar.
b. Boða til stjórnarfunda.
c. Útbúa fundardagskrá í samstarfi við framkvæmdastjóra fyrir hvern stjórnarfund.
d. Stýra stjórnarfundum og tryggja að nægur tími sé gefinn til umræðna og ákvarðanatöku, sérstaklega hvað varðar stærri og flóknari mál.
e. Stuðla að virkri þátttöku allra stjórnarmanna í umræðu og ákvarðanatöku.
f. Fylgja eftir ákvörðunum stjórnar innan dómstólasýslunnar og sjá til þess að verkefni stjórnar séu tekin til umfjöllunar eftir því sem við á og tilefni gefst til.
g. Vera talsmaður stjórnar út á við og eftir atvikum koma fram fyrir hönd dómstólasýslunnar ásamt framkvæmdastjóra.
5. gr.
Skipun framkvæmdastjóra og hlutverk.
5.1. Stjórn dómstólasýslunnar skipar framkvæmdastjóra til fimm ára í senn. Framkvæmdastjóri ræður aðra starfsmenn dómstólasýslunnar.
5.2. Formaður stjórnar setur framkvæmdastjóra starfslýsingu sem hann skal staðfesta. Starfslýsing framkvæmdastjóra skal endurskoðuð reglulega.
5.3. Framkvæmdastjóri annast daglega stjórn dómstólasýslunnar í umboði stjórnar.
5.4. Framkvæmdastjóri skal kynna stjórn drög að ársskýrslu dómstólasýslunnar og dómstólanna áður en hún er birt.
5.5. Framkvæmdastjóri annast samskipti við dómsmálaráðuneytið vegna fjárveitinga til dómstólanna. Hann eftir atvikum með liðsinni formanni stjórnar skal eiga samráð við forseta Hæstaréttar og Landsréttar og samskipti við dómstjóra héraðsdómstólanna í aðdraganda framlagningar fjármálaáætlunar.
5.6. Framkvæmdastjóri hefur yfirumsjón með gerð rekstraráætlana héraðsdómstólanna, Landsréttar og Hæstaréttar en rekstraráætlanir byggja á fjárlagaheimildum hverju sinni og samþykktum áherslum í starfi dómstólanna samkvæmt fjármálaáætlun og samþykktri stefnu stjórnar dómstólasýslunnar.
6. gr.
Stjórnsýsluverkefni forstöðumanna dómstóla.
6.1. Forseti Hæstaréttar og forseti Landsréttar fara með yfirstjórn sinna stofnana og bera ábyrgð á rekstri síns dómstóls og fjárreiðum og stýra þeirri starfsemi sem ekki er hluti af meðferð máls fyrir dómi. Skrifstofustjóri Hæstaréttar og Landsréttar stýra daglegum rekstri dómstólanna eftir nánari ákvörðun forseta þeirra og í umboði þeirra. Dómstjórar héraðsdómstólanna fara með stjórn síns dómstóls og bera ábyrgð á starfsemi hans og fara með á eigin ábyrgð fé sem dómstólasýslan leggur dómstólnum í hendur. Forstöðumenn dómstólanna koma fram út á við í þágu dómstólanna og eru í fyrirsvari fyrir sérstök málefni þeirra. Forstöðumenn dómstólanna hafa að öðru leyti með höndum þau verkefni sem dómstólasýslan kann að fela þeim sérstaklega hverju sinni.
7. gr.
Stjórnarfundir.
7.1. Stjórn dómstólasýslunnar fundar að jafnaði mánaðarlega eða oftar þegar ástæða er til og í samræmi við reglur þessar.
7.2. Stjórnin semur starfsáætlun vegna reglulegra funda á starfsári hennar, þar sem tilgreindar eru dag- og tímasetningar reglulegra funda. Í starfsáætlun skal helstu verkefnum stjórnar raðað á dagskrá eftir því sem við á. Frávik frá samþykktri starfsáætlun skulu útskýrð verði því við komið þegar dagskrá er send stjórn.
7.3. Á reglulegum stjórnarfundum eru eftirfarandi mál að jafnaði tekin fyrir:
a. Fundargerð síðasta fundar lögð fram til samþykktar.
b. Upplýsingar til stjórnar um framvindu helstu verkefna hjá dómstólasýslunni.
c. Önnur upplýsingagjöf framkvæmdastjóra til stjórnar.
7.4. Nú telur formaður ekki stætt á því vegna sérstakra aðstæðna að bíða þess að haldinn verði reglulegur stjórnarfundur og getur hann þá tekið ákvörðun um símafund stjórnar eða að málefnið verði kynnt og tekið fyrir af stjórn rafrænt eða símleiðis. Ákvarðanir sem þannig eru teknar skulu lagðar fyrir næsta fund til staðfestingar.
7.5. Formanni ber að kalla saman fund ef stjórnarmaður eða framkvæmdastjóri krefst þess.
7.6. Stjórnarmenn skulu tilkynna forföll eins fljótt og kostur er. Ef forföll eru boðuð skal varamaður boðaður ef unnt er en ella tekur formaður ákvörðun um hvort fundur verði engu að síður haldinn, enda haldi stjórn ályktunarhæfi sínu skv. 8. gr. Að öðrum kosti skal fundi frestað.
7.7. Fundir skulu haldnir á starfsstöð dómstólasýslunnar. Í sérstökum tilvikum má halda fund annars staðar telji formaður efni fundarins eða aðrar aðstæður gefa tilefni til. Heimilt er að stjórnarmenn taki þátt í stjórnarstörfum símleiðis eða með fjarfundarbúnaði og skał þess þá getið í fundargerð.
7.8. Dagskrá fundar skal tilkynnt með minnst fjögurra daga fyrirvara en varði mál meiri háttar efnislega ákvörðun skal dagskrá kynnt fyrr ef því verður komið við. Stjórnarmenn skulu snúa sér til stjórnarformanns eða framkvæmdastjóra með mál sem þeir óska að verði tekið á dagskrá stjórnarfundar. Skrifleg fundargögn sem varða fyrirhugaða ákvörðun stjórnar skulu send stjórnarmönnum minnst fjórum dögum fyrir fund eða gerð aðgengileg með rafrænum hætti, nema formaður ákveði annað í sérstökum tilvikum.
7.9. Mál til ákvörðunar og mál borið undir stjórn til samþykktar eða synjunar skał lagt fyrir stjórn skriflega. Stjórnarmaður getur óskað eftir frestun á afgreiðslu máls og skał máli frestað til næsta reglulega fundar, nema veigamikil rök mæli gegn því.
7.10. Framkvæmdastjóri situr fundi stjórnar og hefur þar tillögurétt. Stjórn og framkvæmdastjóri geta sameiginlega kallað til aðra starfsmenn dómstólasýslunnar á fund til þátttöku í einstökum málum og skal þá bóka í fundargerð hvenær þeir koma á fund og hvenær þeir víkja af honum.
7.11. Þeir sem sitja fundi stjórnar skulu gæta þagmælsku um atriði sem þeir fá vitneskju um á fundum stjórnar og leynt skulu fara eftir lögum eða eðli máls. Formaður skal vekja athygli á þessu þegar efni eru til.
7.12. Stjórnarmenn og framkvæmdastjóri skulu víkja af fundi og að öðru leyti ekki taka þátt í umfjöllun eða afgreiðslu máls ef fyrir hendi eru vanhæfisástæður í skilningi 3.gr. stjórnsýslulaga nr. 37/1993.
8. gr.
Ályktunarhæfi og umboð.
8.1. Stjórn er ákvörðunarbær þegar meirihluti stjórnarmanna sækir fund eða notast við fjarfundarbúnað. Einfaldur meirihluti atkvæða ræður úrslitum á stjórnarfundum. Ákvörðun fellur á jöfnum atkvæðum.
9. gr.
Fundargerðir.
9.1. Ritari stjórnar færir fundargerð um það sem gerist á stjórnarfundum og um ákvarðanir stjórnar.
9.2. Í fundargerð skal skrá eftirfarandi:
a. Hvar og hvenær fundurinn er haldinn.
b. Númer stjórnarfundar.
c. Hverjir sitja fundinn, hver stýrir honum, klukkan hvað fundur er settur og hver ritar fundargerð.
d. Dagskrá fundarins.
e. Hvort einstök mál eru til upplýsingar, umræðu eða ákvörðunar.
f. Hvaða gögn fylgja hverjum dagskrárlið.
g. Hvaða gögnum var dreift fyrir fundinn og hvaða gögnum var dreift á fundinum.
h. Hvort stjórnarmaður, framkvæmdastjóri eða annar víkur af fundi við umræðu eða ákvörðun dagskrárliðar.
i. Umfjöllunarefni á fundum og hvaða ákvarðanir hafa verið teknar og eftir því sem við á helstu forsendur sem liggja að baki ákvörðun.
9.3. Stjórnarmenn og framkvæmdastjóri eiga rétt á að fá álit stt bókað í fundargerð.
9.4. Fundargerð skal lögð fram til undiritunar á næsta fundi stjórnar.
9.5. Fundargerðir og fundargögn eru varðveitt í málaskrá og í skjalasafni dómstólasýslunnar. Þær skulu birtar á vef dómstólasýslunnar eftir nánari ákvörðun stjórnar.
10. gr.
Heimild og gildistaka.
10.1. Reglur þessar eru settar samkvæmt 5. mgr. 7. gr. laga nr. 50/2016 um dómstóla. Þær öðlast þegar gildi.
Þannig samþykkt í stjórn dómstólasýslunnar
24. júní 2019
Benedikt Bogason
formaður stjórnar dómstólasýslunnar